Gruppe anlegen

Eine Gruppe bündelt die Mitarbeitenden, die dieselben Anträge bearbeiten. Damit die Gruppe Eingänge sieht, verbinden Sie sie im Gruppenmapping mit der Gruppe des Formulars.

GRUPPE ANLEGEN NUR FÜR ADMINISTRATOREN

Nur für Administratorinnen und Administratoren

Gruppen werden von der Administratorin bzw. dem Administrator Ihrer Gemeinde erstellt und verwaltet.

Gruppe erstellen


Nr.

Schritt

Beschreibung

1

Gruppen → Neu anlegen

Öffnet die Erfassungsmaske für eine neue Gruppe.

2

Name erfassen

Benennen Sie die Gruppe nach Zuständigkeit, z. B. «Geburtsurkunde» oder «Finanzen».

3

Speichern

Die Gruppe erscheint unter Gruppen → Suchen.

Gruppe mit dem Formular verbinden: Gruppenmapping

Jedem Formular ist von JAXForms eine Parent Gruppe zugewiesen, z. B. «EHUB-ZH:Geburtsurkunde». Im Gruppenmapping ordnen Sie diese Ihrer Lokalen Gruppe zu.

Nr.

Schritt

Beschreibung

1

Mandanten → Edit

Öffnet die Mandanteneinstellungen Ihrer Gemeinde.

2

Einstellungen → Gruppenmapping

Zeigt alle bestehenden Zuordnungen.

3

+ · Parent Gruppe

Neue Zeile anlegen und die Gruppe des Formulars wählen, z. B. «EHUB-ZH:Geburtsurkunde».

4

Lokale Gruppe

Ihre Gruppe wählen, z. B. «Geburtsurkunde», und speichern.

Wichtig

Das Gruppenmapping erfassen Sie in den Mandanteneinstellungen – nicht im Service. Ohne Gruppenmapping sieht in Ihrer Gemeinde niemand die Eingänge des Formulars.

Beispiel

Parent Gruppe (Formular)

Lokale Gruppe (Ihre Gemeinde)

EHUB-ZH:Geburtsurkunde

Geburtsurkunde

EHUB-ZH:Familienausweis

Familienausweis

EHUB-ZH:Wohnsitzbestaetigung

Wohnsitzbestaetigung

EHUB-ZH:Veranstaltung

Veranstaltung

Tipp: Gleiche Namen verwenden

Benennen Sie Ihre Gruppe wie die Parent Gruppe ohne Präfix. So finden Sie die richtige Zuordnung im Gruppenmapping auf einen Blick.

Vor Veröffentlichung klären und diesen Block löschen

  • Screenshot «Gruppen → Neu anlegen» ergänzen und Pflichtfelder prüfen
  • Parent Gruppe des Generischen Zustellservice ergänzen

Fragen zu Gruppen?

Wir helfen Ihnen gerne beim Einrichten Ihrer Gruppen: amtomat@jaxforms.ch

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