Gruppe anlegen

Eine Gruppe bündelt die Mitarbeitenden, die dieselben Anträge bearbeiten. Damit die Gruppe Eingänge sieht, verbinden Sie sie im Gruppenmapping mit der Gruppe des Formulars.

Gruppen werden von der Administratorin bzw. dem Administrator Ihrer Gemeinde erstellt und verwaltet.

Gruppe erstellen

Nr.	Schritt	Beschreibung
1	Gruppen → Neu anlegen	Öffnet die Erfassungsmaske für eine neue Gruppe.
2	Name erfassen	Benennen Sie die Gruppe nach Zuständigkeit, z. B. «Geburtsurkunde» oder «Finanzen».
3	Speichern	Die Gruppe erscheint unter Gruppen → Suchen.

Gruppe mit dem Formular verbinden: Gruppenmapping

Jedem Formular ist von JAXForms eine Parent Gruppe zugewiesen, z. B. «EHUB-ZH:Geburtsurkunde». Im Gruppenmapping ordnen Sie diese Ihrer Lokalen Gruppe zu.

Amtomat > Gruppe anlegen > amtomat-handbuch-gruppenmapping.png

Nr.	Schritt	Beschreibung
1	Mandanten → Edit	Öffnet die Mandanteneinstellungen Ihrer Gemeinde.
2	Einstellungen → Gruppenmapping	Zeigt alle bestehenden Zuordnungen.
3	+ · Parent Gruppe	Neue Zeile anlegen und die Gruppe des Formulars wählen, z. B. «EHUB-ZH:Geburtsurkunde».
4	Lokale Gruppe	Ihre Gruppe wählen, z. B. «Geburtsurkunde», und speichern.

Das Gruppenmapping erfassen Sie in den Mandanteneinstellungen – nicht im Service. Ohne Gruppenmapping sieht in Ihrer Gemeinde niemand die Eingänge des Formulars.

Beispiel

Parent Gruppe (Formular)	Lokale Gruppe (Ihre Gemeinde)
EHUB-ZH:Geburtsurkunde	Geburtsurkunde
EHUB-ZH:Familienausweis	Familienausweis
EHUB-ZH:Wohnsitzbestaetigung	Wohnsitzbestaetigung
EHUB-ZH:Veranstaltung	Veranstaltung

Benennen Sie Ihre Gruppe wie die Parent Gruppe ohne Präfix. So finden Sie die richtige Zuordnung im Gruppenmapping auf einen Blick.

Screenshot «Gruppen → Neu anlegen» ergänzen und Pflichtfelder prüfen
Parent Gruppe des Generischen Zustellservice ergänzen

Fragen zu Gruppen?

Wir helfen Ihnen gerne beim Einrichten Ihrer Gruppen: amtomat@jaxforms.ch