Ihr Servicekatalog in einer Datei
Mit dem Massenimport erfassen Sie alle Dienstleistungen Ihrer Gemeinde in einer Excel-Datei. Wir lesen die Datei gesammelt in Amtomat ein – so startet Ihr Portal von Anfang an mit einem vollständigen Servicekatalog.
VORLAGE Massenimport_Default.xlsm FÜR alle Fachabteilungen Ihrer Gemeinde
In 4 Schritten zum Servicekatalog
Vorlage herunterladen, in Excel öffnen und Makros aktivieren.
Ab Zeile 3 pro Zeile einen Service erfassen.
Mit der Liste Häufige Fehler unten kontrollieren.
Datei an Ihre Projektleitung bei JAXForms senden.
Bevor Sie beginnen
Makros aktivieren
Die Datei enthält ein kleines Makro für die Mehrfachauswahl. Klicken Sie beim Öffnen in Excel auf Inhalt aktivieren.
Ohne Makros (z. B. in Excel Online oder auf dem Mac) tragen Sie mehrere Werte von Hand ein, getrennt durch Komma und Leerzeichen: residents, familys
Die wichtigsten Regeln
- Zeile 1 und 2 nie verändern – sie enthalten die Spaltennamen und die technischen Feldnamen für den Import.
- Ab Zeile 3 erfassen Sie Ihre Services, eine Zeile pro Dienstleistung. Zeile 3 ist ein Beispiel und darf überschrieben werden.
- Spalte A füllt sich automatisch mit dem Titel aus Spalte B.
- Keine Spalten löschen oder verschieben – nicht benötigte Spalten einfach leer lassen.
- Auswahlfelder enthalten Codes (z. B.
moving). Die deutsche Bedeutung steht im jeweiligen Wertelisten-Blatt in Spalte B.
Was die Farben in der Datei bedeuten
Grün
Auswahlliste – genau ein Wert
Rosa
Auswahlliste – mehrere Werte möglich
Orange
Kategorie – ein Wert aus der Kategorienliste
Weiss
Freitext – frei formulieren
Alle Spalten im Detail
Die Nummern in den Ausschnitten gehören zu den Zeilen in der Tabelle darunter. Links im Bild sehen Sie die Excel-Zeilen:
Zeile 1
Deutsche Spaltennamen – zeigen, was hineingehört.
Zeile 2
Technische Feldnamen für den Import – nie verändern.
Ab Zeile 3
Ihre Services, eine Zeile pro Dienstleistung. Zeile 3 ist ein Beispiel.
Spalten 1–5 · Grundangaben zum Service
Nr. | Spalte | Feld | Typ | Was tragen Sie ein? | Beispiel |
|---|---|---|---|---|---|
1 | A | Name | Automatisch | Wird automatisch aus dem Titel in Spalte B übernommen. Nichts eintragen. Bei neuen Zeilen die Formel nach unten kopieren. | Abmeldung / Wegzug |
2 | B | Titel | Freitext | Name des Services, wie er im Portal erscheint. Kurz, verständlich und aus Sicht der Bevölkerung. | Abmeldung / Wegzug |
3 | C | Beschreibung | Freitext | Was ist der Service, und wofür braucht man ihn? 1 bis 3 Sätze. | Mit diesem Online-Dienst melden Sie uns Ihren Wegzug … |
4 | D | Beschreibung in einfacher Sprache | Freitext | Dieselbe Information in kurzen, einfachen Sätzen – für Menschen mit Leseschwierigkeiten oder geringen Deutschkenntnissen. | Melden Sie uns, dass Sie wegziehen. |
5 | E | Service Ausführung | Auswahl |
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Spalten 6–9 · Suche, Anforderungen und Zeitraum
Nr. | Spalte | Feld | Typ | Was tragen Sie ein? | Beispiel |
|---|---|---|---|---|---|
6 | F | Schlüsselwörter | Freitext | Suchbegriffe, unter denen der Service gefunden werden soll, durch Komma getrennt. Auch Alltagsbegriffe verwenden. | Wegzug, Abmeldung, Umzug |
7 | G | Anforderungen | Freitext | Welche Informationen oder Unterlagen braucht es für den Antrag? | Gültiger Ausweis, neue Adresse |
8 | H | Zeitliche Abdeckung / Von | Freitext | Startdatum – nur bei zeitlich begrenzten oder saisonalen Angeboten. Sonst leer lassen. | 01.06.2026 |
9 | I | Zeitliche Abdeckung / Bis | Freitext | Enddatum – nur zusammen mit Spalte H. Sonst leer lassen. | 31.08.2026 |
Spalten 10–15 · Einordnung, Login und Kosten
Nr. | Spalte | Feld | Typ | Was tragen Sie ein? | Beispiel |
|---|---|---|---|---|---|
10 | J | Kategorie | Kategorie | Rubrik im Servicekatalog. Wählen Sie die passendste Kategorie, Beschreibungen stehen im Blatt «Category». |
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11 | K | Aufwand | Freitext | Wie lange dauert das Ausfüllen ungefähr? | 10-15 Minuten |
12 | L | Nutzungsbedingungen | Freitext | Erforderliche Login-Stufe mit AGOV, z. B. |
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13 | M | Zielgruppe | Mehrfach |
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14 | N | Lebenslage | Auswahl |
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15 | O | Kosten | Auswahl |
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Spalten 16–19 · Zahlung, Verfügbarkeit und Art
Nr. | Spalte | Feld | Typ | Was tragen Sie ein? | Beispiel |
|---|---|---|---|---|---|
16 | P | Zahlungsinformationen | Mehrfach | Nur bei kostenpflichtigen Services: |
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17 | Q | Verfügbarkeit | Freitext | Wann der Service genutzt werden kann. | Rund um die Uhr |
18 | R | Lieferzeit | Freitext | Wann erhält die antragstellende Person eine Antwort oder das Ergebnis? | Die Bearbeitung erfolgt innerhalb von 2 Arbeitstagen |
19 | S | Art der Dienstleistung | Auswahl |
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Spalten 20–25 · Zuständigkeit, Kontakt und Ort
Nr. | Spalte | Feld | Typ | Was tragen Sie ein? | Beispiel |
|---|---|---|---|---|---|
20 | T | Organisation | Freitext | Zuständige Abteilung. | Einwohnerdienste |
21 | U | Organisations-URL | Freitext | Link zur Seite der Abteilung auf Ihrer Website. | www.gemeinde.ch/einwohnerdienste |
22 | V | Kontaktinformationen Mail | Freitext | E-Mail-Adresse der zuständigen Stelle. | einwohnerdienste@gemeinde.ch |
23 | W | Kontaktinformationen Telefon | Freitext | Telefonnummer der zuständigen Stelle. | 044 000 00 00 |
24 | X | Geografischer Bereich Ort, Kanton oder Land | Freitext | Wo gilt der Service? In der Regel Gemeinde und Kanton. | Musterwil ZH |
25 | Y | Geografischer Bereich Koordinaten | Freitext | Breiten- und Längengrad, durch Komma getrennt. Sie finden diese z. B. per Rechtsklick in einer Online-Karte. | 47.349441, 8.719167 |
Spalten 26–30 · Karte, Zugang und Status
Nr. | Spalte | Feld | Typ | Was tragen Sie ein? | Beispiel |
|---|---|---|---|---|---|
26 | Z | Kartendienst-URL | Freitext | Optional: Link auf eine Karte, z. B. zum Standort des Schalters. | map.geo.admin.ch/… |
27 | AA | Weitere Kontaktinformationen | Freitext | Zusätzliche Angaben wie Öffnungszeiten oder Schalteradresse. | Mo bis Fr, 8 bis 12 Uhr |
28 | AB | Beschreibung | Freitext | Kurzer Hinweis zum Zugang auf den Online-Service. | Zum Online-Formular |
29 | AC | URL | Freitext | Link auf einen bestehenden Online-Service. Bei neuen Amtomat-Formularen leer lassen. | www.gemeinde.ch/online-schalter/… |
30 | AD | Status | Nicht ausfüllen | Wird von JAXForms gesetzt. | 100 |
Wertelisten: Was bedeuten die Codes?
Jede Auswahlliste hat ein eigenes Blatt. Dort sehen Sie, was die Codes bedeuten.
- 1 Code: Dieser Wert steht nach der Auswahl in der Zelle, zum Beispiel
report. - 2 De: Die deutsche Bedeutung, hier «Meldung».
Kategorien richtig wählen
- 1 code: Diesen Wert tragen Sie in Spalte J ein.
- 2 labelDe: So erscheint die Kategorie im Portal.
- 3 parent: Übergeordnete Kategorie, falls es sich um eine Unterkategorie handelt. So gehört zum Beispiel
meldewesenzueinwohnerdienste. - 4 description: Die Beschreibung hilft Ihnen, die passende Kategorie zu finden.
Tipps für einen guten Servicekatalog
Aus Sicht der Bevölkerung schreiben
Nicht «Gesuch um Niederlassungsbewilligung», sondern «Wohnsitz anmelden». Und Schlüsselwörter grosszügig wählen: «Sperrmüll», «Grünabfuhr», «Abfallmarke».
Auch Angebote ohne Formular erfassen
Mit Service-Ausführung other findet die Bevölkerung im Portal alle Angebote der Gemeinde an einem Ort.
Gemeinsamen Katalog nutzen
Prüfen Sie auf der Seite Übersicht aller Services, welche Services es in Amtomat bereits gibt. Dank dem Sharing-Konzept können Sie diese direkt übernehmen.
Fachabteilungen einbeziehen
Sie kennen ihre Dienstleistungen am besten. Eine Person führt am Schluss alles in einer Datei zusammen.
Häufige Fehler
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Zeile 1 oder 2 verändert | Diese Zeilen nie bearbeiten, sonst funktioniert der Import nicht. |
Deutsche Bezeichnung statt Code eingetippt | In Auswahlfeldern immer aus der Liste wählen, z. B. |
Mehrfachauswahl ohne Komma | Bei manueller Eingabe Werte mit Komma und Leerzeichen trennen. |
Spalten gelöscht oder verschoben | Nicht benötigte Spalten einfach leer lassen. |
Datei als .xlsx gespeichert | Immer als .xlsm speichern, sonst geht die Mehrfachauswahl verloren. |
Fehler
So vermeiden Sie ihnVor Veröffentlichung klären und diesen Block löschen
- Spalte Q «Verfügbarkeit»: Welches Format erwartet der Import (Datum oder Text)?
- Spalten H und I: Datumsformat für den Import bestätigen
- Spalte AC «URL»: Bei neuen Amtomat-Formularen leer lassen – bestätigen
- Spalte AD «Status»: Bedeutung des Werts 100 und wer ihn setzt
- Auswahllisten gelten in der Vorlage nur bis Zeile 50
Fertig? Dann senden Sie uns die Datei.
Wir prüfen Ihre Angaben, klären offene Fragen mit Ihnen und importieren die Services in Ihren Mandanten. Danach prüfen Sie das Ergebnis in der Testumgebung.
Fragen? amtomat@jaxforms.ch