Ihr Servicekatalog in einer Datei
Mit dem Massenimport erfassen Sie alle Dienstleistungen Ihrer Gemeinde in einer Excel-Datei. Wir lesen die Datei gesammelt in Amtomat ein – so startet Ihr Portal von Anfang an mit einem vollständigen Servicekatalog.
VORLAGE Massenimport_Default.xlsm FÜR alle Fachabteilungen Ihrer Gemeinde
In 4 Schritten zum Servicekatalog
Vorlage herunterladen, in Excel öffnen und Makros aktivieren.
Ab Zeile 3 pro Zeile einen Service erfassen.
Mit der Liste Häufige Fehler unten kontrollieren.
Datei an Ihre Projektleitung bei JAXForms senden.
Bevor Sie beginnen
Makros aktivieren
Die Datei enthält ein kleines Makro für die Mehrfachauswahl. Klicken Sie beim Öffnen in Excel auf Inhalt aktivieren.
Ohne Makros (z. B. in Excel Online oder auf dem Mac) tragen Sie mehrere Werte von Hand ein, getrennt durch Komma und Leerzeichen: residents, familys
Die wichtigsten Regeln
- Zeile 1 und 2 nie verändern – sie enthalten die Spaltennamen und die technischen Feldnamen für den Import.
- Ab Zeile 3 erfassen Sie Ihre Services, eine Zeile pro Dienstleistung. Zeile 3 ist ein Beispiel und darf überschrieben werden.
- Spalte A füllt sich automatisch mit dem Titel aus Spalte B.
- Keine Spalten löschen oder verschieben – nicht benötigte Spalten einfach leer lassen.
- Auswahlfelder enthalten Codes (z. B.
moving). Die deutsche Bedeutung steht im jeweiligen Wertelisten-Blatt in Spalte B.
Was die Farben in der Datei bedeuten
Grün
Auswahlliste – genau ein Wert
Rosa
Auswahlliste – mehrere Werte möglich
Orange
Kategorie – ein Wert aus der Kategorienliste
Weiss
Freitext – frei formulieren
Die Felder im Überblick
Grundangaben zum Service
Spalte | Feld | Typ | Was tragen Sie ein? | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
B | Titel | Freitext | Name des Services, wie er im Portal erscheinen soll. Kurz und verständlich. | Abmeldung / Wegzug |
C | Beschreibung | Freitext | Was ist der Service, und wofür braucht man ihn? 1 bis 3 Sätze. | Mit diesem Online-Dienst melden Sie uns Ihren Wegzug … |
D | Beschreibung in einfacher Sprache | Freitext | Dieselbe Information in kurzen, einfachen Sätzen. | Melden Sie uns, dass Sie wegziehen. |
E | Service-Ausführung | Auswahl |
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F | Schlüsselwörter | Freitext | Suchbegriffe, durch Komma getrennt. Auch Alltagsbegriffe. | Wegzug, Abmeldung, Umzug |
G | Anforderungen | Freitext | Welche Informationen oder Unterlagen braucht es für den Antrag? | Ausweiskopie, neue Adresse |
Einordnung im Servicekatalog
Spalte | Feld | Typ | Was tragen Sie ein? | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
J | Kategorie | Kategorie | Passendste Rubrik. Beschreibungen im Blatt «Category». |
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M | Zielgruppe | Mehrfach | Für wen ist der Service gedacht? |
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N | Lebenslage | Auswahl | In welcher Lebenssituation wird der Service gebraucht? |
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S | Art der Dienstleistung | Auswahl |
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Ablauf, Kosten und Zeit
Spalte | Feld | Typ | Was tragen Sie ein? | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
H / I | Zeitliche Abdeckung von / bis | Freitext | Nur bei zeitlich begrenzten oder saisonalen Angeboten, sonst leer lassen. | 01.06.2026 / 31.08.2026 |
K | Aufwand | Freitext | Wie lange dauert das Ausfüllen ungefähr? | 10 bis 15 Minuten |
L | Nutzungsbedingungen | Freitext | Login-Stufe (AGOV), nur wenn eine Identifikation nötig ist. Im Zweifel leer lassen. |
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O | Kosten | Auswahl |
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P | Zahlungsinformationen | Mehrfach | Akzeptierte Zahlungsmittel, nur bei kostenpflichtigen Services. |
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Q | Verfügbarkeit | Freitext | Ab welchem Datum der Service verfügbar ist. | 01.03.2026 |
R | Lieferzeit | Freitext | Wann gibt es eine Antwort oder das Ergebnis? | Innerhalb von 2 Arbeitstagen |
Zuständigkeit und Kontakt
Spalte | Feld | Typ | Was tragen Sie ein? | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
T | Organisation | Freitext | Zuständige Abteilung | Einwohnerdienste |
U | Organisations-URL | Freitext | Link zur Abteilungsseite auf Ihrer Website | www.gemeinde.ch/einwohnerdienste |
V | Kontakt E-Mail | Freitext | E-Mail-Adresse der zuständigen Stelle | einwohnerdienste@gemeinde.ch |
W | Kontakt Telefon | Freitext | Telefonnummer der zuständigen Stelle | 044 000 00 00 |
AA | Weitere Kontaktinformationen | Freitext | Zusätzliche Angaben, z. B. Öffnungszeiten | Mo bis Fr, 8 bis 12 Uhr |
Ort und Zugang
Spalte | Feld | Typ | Was tragen Sie ein? | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
X | Geografischer Bereich | Freitext | Ort und Kanton | Musterwil ZH |
Y | Koordinaten | Freitext | Breiten- und Längengrad, durch Komma getrennt | 47.349441, 8.719167 |
Z | Kartendienst-URL | Freitext | Optional: Link auf eine Karte zum Standort | |
AB | Beschreibung | Freitext | Kurzer Hinweis zum Zugang auf den Online-Service | Zum Online-Formular |
AC | URL | Freitext | Link auf einen bestehenden Online-Service. Bei neuen Amtomat-Formularen leer lassen. | www.gemeinde.ch/online-schalter |
Nicht ausfüllen: Spalte A (Name, wird automatisch übernommen) und Spalte AD (Status, wird von JAXForms gesetzt).
Tipps für einen guten Servicekatalog
Aus Sicht der Bevölkerung schreiben
Nicht «Gesuch um Niederlassungsbewilligung», sondern «Wohnsitz anmelden». Und Schlüsselwörter grosszügig wählen: «Sperrmüll», «Grünabfuhr», «Abfallmarke».
Auch Angebote ohne Formular erfassen
Mit Service-Ausführung other findet die Bevölkerung im Portal alle Angebote der Gemeinde an einem Ort.
Gemeinsamen Katalog nutzen
Prüfen Sie auf der Seite Übersicht aller Services, welche Services es in Amtomat bereits gibt. Dank dem Sharing-Konzept können Sie diese direkt übernehmen.
Fachabteilungen einbeziehen
Sie kennen ihre Dienstleistungen am besten. Eine Person führt am Schluss alles in einer Datei zusammen.
Häufige Fehler
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|---|---|
Zeile 1 oder 2 verändert | Diese Zeilen nie bearbeiten, sonst funktioniert der Import nicht. |
Deutsche Bezeichnung statt Code eingetippt | In Auswahlfeldern immer aus der Liste wählen, z. B. |
Mehrfachauswahl ohne Komma | Bei manueller Eingabe Werte mit Komma und Leerzeichen trennen. |
Spalten gelöscht oder verschoben | Nicht benötigte Spalten einfach leer lassen. |
Datei als .xlsx gespeichert | Immer als .xlsm speichern, sonst geht die Mehrfachauswahl verloren. |
Fehler
So vermeiden Sie ihnFertig? Dann senden Sie uns die Datei.
Wir prüfen Ihre Angaben, klären offene Fragen mit Ihnen und importieren die Services in Ihren Mandanten. Danach prüfen Sie das Ergebnis in der Testumgebung.
Fragen? amtomat@jaxforms.ch
Die Datei auf einen Blick
Die folgenden Ausschnitte zeigen die Vorlage Massenimport_Default.xlsm. Die Nummern im Bild gehören zu den Erklärungen darunter.
Aufbau des Blatts «Services»
- 1 Zeile 1 – Spaltennamen: Die deutschen Überschriften zeigen, was in die Spalte gehört.
- 2 Zeile 2 – technische Feldnamen: Diese Namen braucht der Import. Nie verändern.
- 3 Zeile 3 – Beispiel: Ab hier erfassen Sie Ihre Services, eine Zeile pro Dienstleistung. Das Beispiel dürfen Sie überschreiben.
- 4 Spalte A (grau): Füllt sich automatisch mit dem Titel aus Spalte B. Nichts eintragen.
- 5 Grüne Spalten: Auswahlliste. Klicken Sie in die Zelle und wählen Sie einen Wert, hier zum Beispiel
online.
Einordnung im Servicekatalog
- 1 Kategorie (orange): Ein Code aus der Kategorienliste, hier
meldewesen. - 2 Nutzungsbedingungen: Die nötige Login-Stufe für AGOV. Im Zweifel leer lassen, wir klären das gemeinsam.
- 3 Zielgruppe (rosa): Mehrere Werte möglich. Bei aktivierten Makros einfach nacheinander auswählen.
- 4 Lebenslage (grün): Ein Wert, hier
movingfür «Umzug und Wohnsitz».
Zuständigkeit, Kontakt und Ort
- 1 Organisation: Die zuständige Abteilung.
- 2 Organisations-URL: Link auf die Seite der Abteilung auf Ihrer Website.
- 3 E-Mail und Telefon: Kontaktangaben der zuständigen Stelle.
- 4 Ort und Koordinaten: Ort mit Kanton sowie Breiten- und Längengrad, durch Komma getrennt.
Wertelisten: Was bedeuten die Codes?
Jede Auswahlliste hat ein eigenes Blatt. Dort sehen Sie, was die Codes bedeuten.
- 1 Code: Dieser Wert steht nach der Auswahl in der Zelle, zum Beispiel
report. - 2 De: Die deutsche Bedeutung, hier «Meldung».
Kategorien richtig wählen
- 1 code: Diesen Wert tragen Sie in Spalte J ein.
- 2 labelDe: So erscheint die Kategorie im Portal.
- 3 parent: Übergeordnete Kategorie, falls es sich um eine Unterkategorie handelt. So gehört zum Beispiel
meldewesenzueinwohnerdienste. - 4 description: Die Beschreibung hilft Ihnen, die passende Kategorie zu finden.