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Ihr Servicekatalog in einer Datei

Mit dem Massenimport erfassen Sie alle Dienstleistungen Ihrer Gemeinde in einer Excel-Datei. Wir lesen die Datei gesammelt in Amtomat ein – so startet Ihr Portal von Anfang an mit einem vollständigen Servicekatalog.

Massenimport_Default.xlsm alle Fachabteilungen Ihrer Gemeinde

In 4 Schritten zum Servicekatalog

Vorlage herunterladen, in Excel öffnen und Makros aktivieren.

Ab Zeile 3 pro Zeile einen Service erfassen.

Mit der Liste Häufige Fehler unten kontrollieren.

Datei an Ihre Projektleitung bei JAXForms senden.

Bevor Sie beginnen

Die Datei enthält ein kleines Makro für die Mehrfachauswahl. Klicken Sie beim Öffnen in Excel auf Inhalt aktivieren.
Ohne Makros (z. B. in Excel Online oder auf dem Mac) tragen Sie mehrere Werte von Hand ein, getrennt durch Komma und Leerzeichen: residents, familys

Zeile 1 und 2 nie verändern – sie enthalten die Spaltennamen und die technischen Feldnamen für den Import.
Ab Zeile 3 erfassen Sie Ihre Services, eine Zeile pro Dienstleistung. Zeile 3 ist ein Beispiel und darf überschrieben werden.
Spalte A füllt sich automatisch mit dem Titel aus Spalte B.
Keine Spalten löschen oder verschieben – nicht benötigte Spalten einfach leer lassen.
Auswahlfelder enthalten Codes (z. B. moving). Die deutsche Bedeutung steht im jeweiligen Wertelisten-Blatt in Spalte B.

Was die Farben in der Datei bedeuten

Grün
Auswahlliste – genau ein Wert

Rosa
Auswahlliste – mehrere Werte möglich

Orange
Kategorie – ein Wert aus der Kategorienliste

Weiss
Freitext – frei formulieren

Die Felder im Überblick

Grundangaben zum Service

Spalte	Feld	Typ	Was tragen Sie ein?	Beispiel
B	Titel	Freitext	Name des Services, wie er im Portal erscheinen soll. Kurz und verständlich.	Abmeldung / Wegzug
C	Beschreibung	Freitext	Was ist der Service, und wofür braucht man ihn? 1 bis 3 Sätze.	Mit diesem Online-Dienst melden Sie uns Ihren Wegzug …
D	Beschreibung in einfacher Sprache	Freitext	Dieselbe Information in kurzen, einfachen Sätzen.	Melden Sie uns, dass Sie wegziehen.
E	Service-Ausführung	Auswahl	`online` Online-Dienstleistung oder `other` nur Information	`online`
F	Schlüsselwörter	Freitext	Suchbegriffe, durch Komma getrennt. Auch Alltagsbegriffe.	Wegzug, Abmeldung, Umzug
G	Anforderungen	Freitext	Welche Informationen oder Unterlagen braucht es für den Antrag?	Ausweiskopie, neue Adresse

Einordnung im Servicekatalog

Spalte	Feld	Typ	Was tragen Sie ein?	Beispiel
J	Kategorie	Kategorie	Passendste Rubrik. Beschreibungen im Blatt «Category».	`meldewesen`
M	Zielgruppe	Mehrfach	Für wen ist der Service gedacht?	`residents`
N	Lebenslage	Auswahl	In welcher Lebenssituation wird der Service gebraucht?	`moving`
S	Art der Dienstleistung	Auswahl	`advice` Beratung · `request` Gesuch · `authorization` Bewilligung · `information` Auskunft · `certification` Bescheinigung · `report` Meldung	`report`

Ablauf, Kosten und Zeit

Spalte	Feld	Typ	Was tragen Sie ein?	Beispiel
H / I	Zeitliche Abdeckung von / bis	Freitext	Nur bei zeitlich begrenzten oder saisonalen Angeboten, sonst leer lassen.	01.06.2026 / 31.08.2026
K	Aufwand	Freitext	Wie lange dauert das Ausfüllen ungefähr?	10 bis 15 Minuten
L	Nutzungsbedingungen	Freitext	Login-Stufe (AGOV), nur wenn eine Identifikation nötig ist. Im Zweifel leer lassen.	`QoA30`
O	Kosten	Auswahl	`chargeable` kostenpflichtig oder `free` kostenfrei	`free`
P	Zahlungsinformationen	Mehrfach	Akzeptierte Zahlungsmittel, nur bei kostenpflichtigen Services.	`Twint, Visa`
Q	Verfügbarkeit	Freitext	Ab welchem Datum der Service verfügbar ist.	01.03.2026
R	Lieferzeit	Freitext	Wann gibt es eine Antwort oder das Ergebnis?	Innerhalb von 2 Arbeitstagen

Zuständigkeit und Kontakt

Spalte	Feld	Typ	Was tragen Sie ein?	Beispiel
T	Organisation	Freitext	Zuständige Abteilung	Einwohnerdienste
U	Organisations-URL	Freitext	Link zur Abteilungsseite auf Ihrer Website	www.gemeinde.ch/einwohnerdienste
V	Kontakt E-Mail	Freitext	E-Mail-Adresse der zuständigen Stelle	einwohnerdienste@gemeinde.ch
W	Kontakt Telefon	Freitext	Telefonnummer der zuständigen Stelle	044 000 00 00
AA	Weitere Kontaktinformationen	Freitext	Zusätzliche Angaben, z. B. Öffnungszeiten	Mo bis Fr, 8 bis 12 Uhr

Ort und Zugang

Spalte	Feld	Typ	Was tragen Sie ein?	Beispiel
X	Geografischer Bereich	Freitext	Ort und Kanton	Musterwil ZH
Y	Koordinaten	Freitext	Breiten- und Längengrad, durch Komma getrennt	47.349441, 8.719167
Z	Kartendienst-URL	Freitext	Optional: Link auf eine Karte zum Standort
AB	Beschreibung	Freitext	Kurzer Hinweis zum Zugang auf den Online-Service	Zum Online-Formular
AC	URL	Freitext	Link auf einen bestehenden Online-Service. Bei neuen Amtomat-Formularen leer lassen.	www.gemeinde.ch/online-schalter

Nicht ausfüllen: Spalte A (Name, wird automatisch übernommen) und Spalte AD (Status, wird von JAXForms gesetzt).

Tipps für einen guten Servicekatalog

Nicht «Gesuch um Niederlassungsbewilligung», sondern «Wohnsitz anmelden». Und Schlüsselwörter grosszügig wählen: «Sperrmüll», «Grünabfuhr», «Abfallmarke».

Mit Service-Ausführung other findet die Bevölkerung im Portal alle Angebote der Gemeinde an einem Ort.

Prüfen Sie auf der Seite Übersicht aller Services, welche Services es in Amtomat bereits gibt. Dank dem Sharing-Konzept können Sie diese direkt übernehmen.

Sie kennen ihre Dienstleistungen am besten. Eine Person führt am Schluss alles in einer Datei zusammen.

Häufige Fehler

Fehler	So vermeiden Sie ihn
Zeile 1 oder 2 verändert	Diese Zeilen nie bearbeiten, sonst funktioniert der Import nicht.
Deutsche Bezeichnung statt Code eingetippt	In Auswahlfeldern immer aus der Liste wählen, z. B. `free` statt «Kostenfrei».
Mehrfachauswahl ohne Komma	Bei manueller Eingabe Werte mit Komma und Leerzeichen trennen.
Spalten gelöscht oder verschoben	Nicht benötigte Spalten einfach leer lassen.
Datei als .xlsx gespeichert	Immer als .xlsm speichern, sonst geht die Mehrfachauswahl verloren.

Fertig? Dann senden Sie uns die Datei.

Wir prüfen Ihre Angaben, klären offene Fragen mit Ihnen und importieren die Services in Ihren Mandanten. Danach prüfen Sie das Ergebnis in der Testumgebung.

Fragen? amtomat@jaxforms.ch

Die Datei auf einen Blick

Die folgenden Ausschnitte zeigen die Vorlage Massenimport_Default.xlsm. Die Nummern im Bild gehören zu den Erklärungen darunter.

Aufbau des Blatts «Services»

Amtomat > Massenimport > amtomat-massenimport-aufbau.png

Zeile 1 – Spaltennamen: Die deutschen Überschriften zeigen, was in die Spalte gehört.
Zeile 2 – technische Feldnamen: Diese Namen braucht der Import. Nie verändern.
Zeile 3 – Beispiel: Ab hier erfassen Sie Ihre Services, eine Zeile pro Dienstleistung. Das Beispiel dürfen Sie überschreiben.
Spalte A (grau): Füllt sich automatisch mit dem Titel aus Spalte B. Nichts eintragen.
Grüne Spalten: Auswahlliste. Klicken Sie in die Zelle und wählen Sie einen Wert, hier zum Beispiel online.

Einordnung im Servicekatalog

Amtomat > Massenimport > amtomat-massenimport-einordnung.png

Kategorie (orange): Ein Code aus der Kategorienliste, hier meldewesen.
Nutzungsbedingungen: Die nötige Login-Stufe für AGOV. Im Zweifel leer lassen, wir klären das gemeinsam.
Zielgruppe (rosa): Mehrere Werte möglich. Bei aktivierten Makros einfach nacheinander auswählen.
Lebenslage (grün): Ein Wert, hier moving für «Umzug und Wohnsitz».

Zuständigkeit, Kontakt und Ort

Amtomat > Massenimport > amtomat-massenimport-kontakt.png

Organisation: Die zuständige Abteilung.
Organisations-URL: Link auf die Seite der Abteilung auf Ihrer Website.
E-Mail und Telefon: Kontaktangaben der zuständigen Stelle.
Ort und Koordinaten: Ort mit Kanton sowie Breiten- und Längengrad, durch Komma getrennt.

Wertelisten: Was bedeuten die Codes?

Jede Auswahlliste hat ein eigenes Blatt. Dort sehen Sie, was die Codes bedeuten.

Amtomat > Massenimport > amtomat-massenimport-wertelisten.png

Code: Dieser Wert steht nach der Auswahl in der Zelle, zum Beispiel report.
De: Die deutsche Bedeutung, hier «Meldung».

Kategorien richtig wählen

Amtomat > Massenimport > amtomat-massenimport-kategorien.png

code: Diesen Wert tragen Sie in Spalte J ein.
labelDe: So erscheint die Kategorie im Portal.
parent: Übergeordnete Kategorie, falls es sich um eine Unterkategorie handelt. So gehört zum Beispiel meldewesen zu einwohnerdienste.
description: Die Beschreibung hilft Ihnen, die passende Kategorie zu finden.