Versionen im Vergleich

Schlüssel

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Panel
borderColor#0F7B6C
bgColor#E7F3F1
borderStylesolid

Ihr Servicekatalog in einer Datei

Mit dem Massenimport erfassen Sie alle Dienstleistungen, die einen "Absprung" sind, Ihrer Gemeinde in einer Excel-Datei. Wir lesen die Datei gesammelt in Amtomat ein – so startet Ihr Portal von Anfang an mit einem vollständigen Servicekatalog.

Status
colourGreen
titleVorlage
View file
nameMassenimport_Default.xlsm
height250
 
Status
colourBlue
titleFür
alle Fachabteilungen Ihrer Gemeinde

In 4 Schritten zum Servicekatalog

Section
Column
width25%
Panel
borderColor#1F3A5F
bgColor#FFFFFF
titleColor#FFFFFF
titleBGColor#1F3A5F
title1 · Öffnen

Vorlage herunterladen, in Excel öffnen und Makros aktivieren.

Column
width25%
Panel
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bgColor#FFFFFF
titleColor#FFFFFF
titleBGColor#1F3A5F
title2 · Ausfüllen

Ab Zeile 3 pro Zeile einen Service erfassen.

Column
width25%
Panel
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titleBGColor#1F3A5F
title3 · Prüfen

Mit der Liste Häufige Fehler unten kontrollieren.

Column
width25%
Panel
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titleBGColor#0F7B6C
title4 · Einreichen

Datei an Ihre Projektleitung bei JAXForms senden.

Bevor Sie beginnen

Hinweis
titleMakros aktivieren

Die Datei enthält ein kleines Makro für die Mehrfachauswahl. Klicken Sie beim Öffnen in Excel auf Inhalt aktivieren.
Ohne Makros (z. B. in Excel Online oder auf dem Mac) tragen Sie mehrere Werte von Hand ein, getrennt durch Komma und Leerzeichen: residents, familys

Info
titleDie wichtigsten Regeln
  • Zeile 1 und 2 nie verändern – sie enthalten die Spaltennamen und die technischen Feldnamen für den Import.
  • Ab Zeile 3 erfassen Sie Ihre Services, eine Zeile pro Dienstleistung. Zeile 3 ist ein Beispiel und darf überschrieben werden.
  • Spalte A füllt sich automatisch mit dem Titel aus Spalte B.
  • Keine Spalten löschen oder verschieben – nicht benötigte Spalten einfach leer lassen.
  • Auswahlfelder enthalten Codes (z. B. moving). Die deutsche Bedeutung steht im jeweiligen Wertelisten-Blatt in Spalte B.

Was die Farben in der Datei bedeuten

Section
Column
width25%
Panel
borderColor#3BA55C
bgColor#E5FFE5

Grün
Auswahlliste – genau ein Wert

Column
width25%
Panel
borderColor#C25BB6
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Rosa
Auswahlliste – mehrere Werte möglich

Column
width25%
Panel
borderColor#F08A24
bgColor#FFF0E1

Orange
Kategorie – ein Wert aus der Kategorienliste

Column
width25%
Panel
borderColor#9AA5B1
bgColor#FFFFFF

Weiss
Freitext – frei formulieren

...

Alle Spalten im Detail

Die Nummern in den Ausschnitten gehören zu den Zeilen in der Tabelle darunter. Links im Bild sehen Sie die Excel-Zeilen:

Section
Column
width33%
Panel
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bgColor#FFFFFF

Zeile 1
Deutsche Spaltennamen – zeigen, was hineingehört.

Column
width33%
Panel
borderColor#C0392B
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Zeile 2
Technische Feldnamen für den Import – nie verändern.

Column
width33%
Panel
borderColor#0F7B6C
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Ab Zeile 3
Ihre Services, eine Zeile pro Dienstleistung. Zeile 3 ist ein Beispiel.

Spalten 1–5 · Grundangaben zum Service

Nr.

Spalte

Feld

Typ

Was tragen Sie ein?

Beispiel

1

A

Name

Automatisch

Wird automatisch aus dem Titel in Spalte B übernommen. Nichts eintragen. Bei neuen Zeilen die Formel nach unten kopieren.

Abmeldung / Wegzug

2

B

Titel

Freitext

Name des Services, wie er im Portal erscheint. Kurz, verständlich und aus Sicht der Bevölkerung.

Abmeldung / Wegzug

3

C

Beschreibung

Freitext

Was ist der Service, und wofür braucht man ihn? 1 bis 3 Sätze.

Mit diesem Online-Dienst melden Sie uns Ihren Wegzug …

4

D

Beschreibung in einfacher Sprache

Freitext

Dieselbe Information in kurzen, einfachen Sätzen – für Menschen mit Leseschwierigkeiten oder geringen Deutschkenntnissen.

Melden Sie uns, dass Sie wegziehen.

5

E

Service Ausführung

Auswahl

online Online Dienstleistung · other Keine Online Dienstleistung (nur Information)

online

Spalten 6–9 · Suche, Anforderungen und Zeitraum

Nr.

Spalte

Feld

Typ

Was tragen Sie ein?

Beispiel

6

F

Schlüsselwörter

Freitext

Suchbegriffe, unter denen der Service gefunden werden soll, durch Komma getrennt. Auch Alltagsbegriffe verwenden.

Wegzug, Abmeldung, Umzug

7

G

Anforderungen

Freitext

Welche Informationen oder Unterlagen braucht es für den Antrag?

Gültiger Ausweis, neue Adresse

8

H

Zeitliche Abdeckung / Von

Freitext

Startdatum – nur bei zeitlich begrenzten oder saisonalen Angeboten. Sonst leer lassen.

01.06.2026

9

I

Zeitliche Abdeckung / Bis

Freitext

Enddatum – nur zusammen mit Spalte H. Sonst leer lassen.

31.08.2026

Spalten 10–15 · Einordnung, Login und Kosten

Nr.

Spalte

Feld

Typ

Was tragen Sie ein?

Beispiel

10

J

Kategorie

Kategorie

Rubrik im Servicekatalog. Wählen Sie die passendste Kategorie, Beschreibungen stehen im Blatt «Category».

meldewesen

11

K

Aufwand

Freitext

Wie lange dauert das Ausfüllen ungefähr?

10-15 Minuten

12

L

Nutzungsbedingungen

Freitext

Erforderliche Login-Stufe mit AGOV, z. B. QoA30 (AGOVaq 100), QoA35 (AGOVaq 200), QoA50 (AGOVaq 300). Alle Werte im Blatt «ConformsTo». Leer lassen, wenn kein Login nötig ist oder Sie unsicher sind.

QoA30

13

M

Zielgruppe

Mehrfach

residents Einwohnende · familys Familien · seniors Senioren · children Kinder · students Schüler und Studierende · youngPeople Jugendliche · company Unternehmen · employees Arbeitnehmende · jobSeekers Arbeitsuchende · tourists Touristen · peoplespecialNeeds Personen mit besonderen Bedürfnissen · societies Vereine

residents, familys

14

N

Lebenslage

Auswahl

birth Geburt · marriage Heirat · familyLife Familienleben · schooldays Schulzeit · moving Umzug und Wohnsitz · work Arbeit und Beruf · health Gesundheit und Pflege · seniorLife Seniorenleben · theft Verlust und Diebstahl · mortality Sterbefall

moving

15

O

Kosten

Auswahl

chargeable Kostenpflichtig · free Kostenfrei

free

Spalten 16–19 · Zahlung, Verfügbarkeit und Art

Nr.

Spalte

Feld

Typ

Was tragen Sie ein?

Beispiel

16

P

Zahlungsinformationen

Mehrfach

Nur bei kostenpflichtigen Services: MasterCard · Visa · AmericanExpress · PostFinance · Twint · ApplePay · GooglePay · SamsungPay · PayPal · Invoice per Rechnung · InvoiceAdvancePayment Rechnung mit Vorauszahlung · CashOrCreditCard Bar oder Karte vor Ort

Twint, Visa

17

Q

Verfügbarkeit

Freitext

Wann der Service genutzt werden kann.

Rund um die Uhr

18

R

Lieferzeit

Freitext

Wann erhält die antragstellende Person eine Antwort oder das Ergebnis?

Die Bearbeitung erfolgt innerhalb von 2 Arbeitstagen

19

S

Art der Dienstleistung

Auswahl

advice Beratung · request Gesuch · authorization Bewilligung · information Auskunft · certification Bescheinigung · report Meldung

report

Spalten 20–25 · Zuständigkeit, Kontakt und Ort

Nr.

Spalte

Feld

Typ

Was tragen Sie ein?

Beispiel

20

T

Organisation

Freitext

Zuständige Abteilung.

Einwohnerdienste

21

U

Organisations-URL

Freitext

Link zur Seite der Abteilung auf Ihrer Website.

www.gemeinde.ch/einwohnerdienste

22

V

Kontaktinformationen Mail

Freitext

E-Mail-Adresse der zuständigen Stelle.

einwohnerdienste@gemeinde.ch

23

W

Kontaktinformationen Telefon

Freitext

Telefonnummer der zuständigen Stelle.

044 000 00 00

24

X

Geografischer Bereich Ort, Kanton oder Land

Freitext

Wo gilt der Service? In der Regel Gemeinde und Kanton.

Musterwil ZH

25

Y

Geografischer Bereich Koordinaten

Freitext

Breiten- und Längengrad, durch Komma getrennt. Sie finden diese z. B. per Rechtsklick in einer Online-Karte.

47.349441, 8.719167

Spalten 26–30 · Karte, Zugang und Status

Nr.

Spalte

Feld

Typ

Was tragen Sie ein?

Beispiel

26

Z

Kartendienst-URL

Freitext

Optional: Link auf eine Karte, z. B. zum Standort des Schalters.

map.geo.admin.ch/…

27

AA

Weitere Kontaktinformationen

Freitext

Zusätzliche Angaben wie Öffnungszeiten oder Schalteradresse.

Mo bis Fr, 8 bis 12 Uhr

28

AB

Beschreibung

Freitext

Kurzer Hinweis zum Zugang auf den Online-Service.

Zum Online-Formular

29

AC

URL

Freitext

Link auf einen bestehenden Online-Service. Bei neuen Amtomat-Formularen leer lassen.

www.gemeinde.ch/online-schalter/…

30

AD

Status

Nicht ausfüllen

Wird von JAXForms gesetzt.

100

...

Wertelisten: Was bedeuten die Codes?

Jede Auswahlliste hat ein eigenes Blatt in der Datei. Dort sehen Sie, was die Codes bedeuten. Alle Wertelisten-Blätter sind gleich aufgebaut – hier am Beispiel «ServiceType».

...

Nr.

Spalte

Feld

Was bedeutet das?

Beispiel

1

A

Code

Dieser Wert steht nach der Auswahl in der Zelle. Bei manueller Eingabe tragen Sie genau diesen Wert ein.

report

2

B

De

Die deutsche Bedeutung des Codes. Nur zur Information, wird nicht eingetragen.

Meldung

Welches Blatt gehört zu welcher Spalte?

Blatt

Spalte im Blatt «Services»

Typ

Distribution

5 · E · Service Ausführung

Auswahl

Category

10 · J · Kategorie

Kategorie

ConformsTo

12 · L · Nutzungsbedingungen

Code eintragen

Audience

13 · M · Zielgruppe

Mehrfach

LifeEvent

14 · N · Lebenslage

Auswahl

Cost

15 · O · Kosten

Auswahl

PaymentAccepted

16 · P · Zahlungsinformationen

Mehrfach

ServiceType

19 · S · Art der Dienstleistung

Auswahl

Kategorien richtig wählen

Das Blatt «Category» enthält alle Rubriken des Servicekatalogs. Einige Kategorien sind Unterkategorien einer übergeordneten Kategorie – im Ausschnitt zum Beispiel «Meldewesen» unter «Einwohnerdienste».

...

Tipp
titleTipp zur Wahl der Kategorie

Wählen Sie die spezifischste passende Kategorie. Für eine Wohnsitzbestätigung also meldewesen statt einwohnerdienste.

Denken Sie daran ein Service kann nur mit einer Kategorie verknüpft werden, die kein Parent ist. 

...

Tipps für einen guten Servicekatalog

Section
Column
width50%
Tipp
titleAus Sicht der Bevölkerung schreiben

Nicht «Gesuch um Niederlassungsbewilligung», sondern «Wohnsitz anmelden». Und Schlüsselwörter grosszügig wählen: «Sperrmüll», «Grünabfuhr», «Abfallmarke».

Tipp
titleAuch Angebote ohne Formular erfassen

Mit Service-Ausführung other findet die Bevölkerung im Portal alle Angebote der Gemeinde an einem Ort.

Column
width50%
Tipp
titleGemeinsamen Katalog nutzen

Prüfen Sie auf der Seite Übersicht aller Services, welche Services es in Amtomat bereits gibt. Dank dem Sharing-Konzept können Sie diese direkt übernehmen.

Tipp
titleFachabteilungen einbeziehen

Sie kennen ihre Dienstleistungen am besten. Eine Person führt am Schluss alles in einer Datei zusammen.

Häufige Fehler

(Fehler) Fehler

(Haken) So vermeiden Sie ihn

Zeile 1 oder 2 verändert

Diese Zeilen nie bearbeiten, sonst funktioniert der Import nicht.

Deutsche Bezeichnung statt Code eingetippt

In Auswahlfeldern immer aus der Liste wählen, z. B. free statt «Kostenfrei».

Mehrfachauswahl ohne Komma

Bei manueller Eingabe Werte mit Komma und Leerzeichen trennen.

Spalten gelöscht oder verschoben

Nicht benötigte Spalten einfach leer lassen.

Datei als .xlsx gespeichert

Immer als .xlsm speichern, sonst geht die Mehrfachauswahl verloren.

Warnung
titleVor Veröffentlichung klären und diesen Block löschen
  • Spalte Q «Verfügbarkeit»: Welches Format erwartet der Import (Datum oder Text)?
  • Spalten H und I: Datumsformat für den Import bestätigen
  • Spalte AC «URL»: Bei neuen Amtomat-Formularen leer lassen – bestätigen
  • Spalte AD «Status»: Bedeutung des Werts 100 und wer ihn setzt
  • Auswahllisten gelten in der Vorlage nur bis Zeile 50


Panel
borderColor#1F3A5F
bgColor#1F3A5F

Fertig? Dann senden Sie uns die Datei.

Wir prüfen Ihre Angaben, klären offene Fragen mit Ihnen und importieren die Services in Ihren Mandanten. Danach prüfen Sie das Ergebnis in der Testumgebung.

Fragen? amtomat@jaxforms.ch