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Ihr Servicekatalog in einer Datei

Mit dem Massenimport erfassen Sie alle Dienstleistungen, die einen "Absprung" sind, Ihrer Gemeinde in einer Excel-Datei. Wir lesen die Datei gesammelt in Amtomat ein – so startet Ihr Portal von Anfang an mit einem vollständigen Servicekatalog.

alle Fachabteilungen Ihrer Gemeinde

In 4 Schritten zum Servicekatalog

Vorlage herunterladen, in Excel öffnen und Makros aktivieren.

Ab Zeile 3 pro Zeile einen Service erfassen.

Mit der Liste Häufige Fehler unten kontrollieren.

Datei an Ihre Projektleitung bei JAXForms senden.

Bevor Sie beginnen

Die Datei enthält ein kleines Makro für die Mehrfachauswahl. Klicken Sie beim Öffnen in Excel auf Inhalt aktivieren.
Ohne Makros (z. B. in Excel Online oder auf dem Mac) tragen Sie mehrere Werte von Hand ein, getrennt durch Komma und Leerzeichen: residents, familys

Zeile 1 und 2 nie verändern – sie enthalten die Spaltennamen und die technischen Feldnamen für den Import.
Ab Zeile 3 erfassen Sie Ihre Services, eine Zeile pro Dienstleistung. Zeile 3 ist ein Beispiel und darf überschrieben werden.
Spalte A füllt sich automatisch mit dem Titel aus Spalte B.
Keine Spalten löschen oder verschieben – nicht benötigte Spalten einfach leer lassen.
Auswahlfelder enthalten Codes (z. B. moving). Die deutsche Bedeutung steht im jeweiligen Wertelisten-Blatt in Spalte B.

Was die Farben in der Datei bedeuten

Grün
Auswahlliste – genau ein Wert

Rosa
Auswahlliste – mehrere Werte möglich

Orange
Kategorie – ein Wert aus der Kategorienliste

Weiss
Freitext – frei formulieren

Alle Spalten im Detail

Die Nummern in den Ausschnitten gehören zu den Zeilen in der Tabelle darunter. Links im Bild sehen Sie die Excel-Zeilen:

Zeile 1
Deutsche Spaltennamen – zeigen, was hineingehört.

Zeile 2
Technische Feldnamen für den Import – nie verändern.

Ab Zeile 3
Ihre Services, eine Zeile pro Dienstleistung. Zeile 3 ist ein Beispiel.

Spalten 1–5 · Grundangaben zum Service

Amtomat > Massenimport > amtomat-massenimport-spalten-a-e.png

Nr.	Spalte	Feld	Typ	Was tragen Sie ein?	Beispiel
1	A	Name	Automatisch	Wird automatisch aus dem Titel in Spalte B übernommen. Nichts eintragen. Bei neuen Zeilen die Formel nach unten kopieren.	Abmeldung / Wegzug
2	B	Titel	Freitext	Name des Services, wie er im Portal erscheint. Kurz, verständlich und aus Sicht der Bevölkerung.	Abmeldung / Wegzug
3	C	Beschreibung	Freitext	Was ist der Service, und wofür braucht man ihn? 1 bis 3 Sätze.	Mit diesem Online-Dienst melden Sie uns Ihren Wegzug …
4	D	Beschreibung in einfacher Sprache	Freitext	Dieselbe Information in kurzen, einfachen Sätzen – für Menschen mit Leseschwierigkeiten oder geringen Deutschkenntnissen.	Melden Sie uns, dass Sie wegziehen.
5	E	Service Ausführung	Auswahl	`online` Online Dienstleistung · `other` Keine Online Dienstleistung (nur Information)	`online`

Spalten 6–9 · Suche, Anforderungen und Zeitraum

Amtomat > Massenimport > amtomat-massenimport-spalten-f-i.png

Nr.	Spalte	Feld	Typ	Was tragen Sie ein?	Beispiel
6	F	Schlüsselwörter	Freitext	Suchbegriffe, unter denen der Service gefunden werden soll, durch Komma getrennt. Auch Alltagsbegriffe verwenden.	Wegzug, Abmeldung, Umzug
7	G	Anforderungen	Freitext	Welche Informationen oder Unterlagen braucht es für den Antrag?	Gültiger Ausweis, neue Adresse
8	H	Zeitliche Abdeckung / Von	Freitext	Startdatum – nur bei zeitlich begrenzten oder saisonalen Angeboten. Sonst leer lassen.	01.06.2026
9	I	Zeitliche Abdeckung / Bis	Freitext	Enddatum – nur zusammen mit Spalte H. Sonst leer lassen.	31.08.2026

Spalten 10–15 · Einordnung, Login und Kosten

Amtomat > Massenimport > amtomat-massenimport-spalten-j-o.png

Nr.	Spalte	Feld	Typ	Was tragen Sie ein?	Beispiel
10	J	Kategorie	Kategorie	Rubrik im Servicekatalog. Wählen Sie die passendste Kategorie, Beschreibungen stehen im Blatt «Category».	`meldewesen`
11	K	Aufwand	Freitext	Wie lange dauert das Ausfüllen ungefähr?	10-15 Minuten
12	L	Nutzungsbedingungen	Freitext	Erforderliche Login-Stufe mit AGOV, z. B. `QoA30` (AGOVaq 100), `QoA35` (AGOVaq 200), `QoA50` (AGOVaq 300). Alle Werte im Blatt «ConformsTo». Leer lassen, wenn kein Login nötig ist oder Sie unsicher sind.	`QoA30`
13	M	Zielgruppe	Mehrfach	`residents` Einwohnende · `familys` Familien · `seniors` Senioren · `children` Kinder · `students` Schüler und Studierende · `youngPeople` Jugendliche · `company` Unternehmen · `employees` Arbeitnehmende · `jobSeekers` Arbeitsuchende · `tourists` Touristen · `peoplespecialNeeds` Personen mit besonderen Bedürfnissen · `societies` Vereine	`residents, familys`
14	N	Lebenslage	Auswahl	`birth` Geburt · `marriage` Heirat · `familyLife` Familienleben · `schooldays` Schulzeit · `moving` Umzug und Wohnsitz · `work` Arbeit und Beruf · `health` Gesundheit und Pflege · `seniorLife` Seniorenleben · `theft` Verlust und Diebstahl · `mortality` Sterbefall	`moving`
15	O	Kosten	Auswahl	`chargeable` Kostenpflichtig · `free` Kostenfrei	`free`

Spalten 16–19 · Zahlung, Verfügbarkeit und Art

Amtomat > Massenimport > amtomat-massenimport-spalten-p-s.png

Nr.	Spalte	Feld	Typ	Was tragen Sie ein?	Beispiel
16	P	Zahlungsinformationen	Mehrfach	Nur bei kostenpflichtigen Services: `MasterCard` · `Visa` · `AmericanExpress` · `PostFinance` · `Twint` · `ApplePay` · `GooglePay` · `SamsungPay` · `PayPal` · `Invoice` per Rechnung · `InvoiceAdvancePayment` Rechnung mit Vorauszahlung · `CashOrCreditCard` Bar oder Karte vor Ort	`Twint, Visa`
17	Q	Verfügbarkeit	Freitext	Wann der Service genutzt werden kann.	Rund um die Uhr
18	R	Lieferzeit	Freitext	Wann erhält die antragstellende Person eine Antwort oder das Ergebnis?	Die Bearbeitung erfolgt innerhalb von 2 Arbeitstagen
19	S	Art der Dienstleistung	Auswahl	`advice` Beratung · `request` Gesuch · `authorization` Bewilligung · `information` Auskunft · `certification` Bescheinigung · `report` Meldung	`report`

Spalten 20–25 · Zuständigkeit, Kontakt und Ort

Amtomat > Massenimport > amtomat-massenimport-spalten-t-y.png

Nr.	Spalte	Feld	Typ	Was tragen Sie ein?	Beispiel
20	T	Organisation	Freitext	Zuständige Abteilung.	Einwohnerdienste
21	U	Organisations-URL	Freitext	Link zur Seite der Abteilung auf Ihrer Website.	www.gemeinde.ch/einwohnerdienste
22	V	Kontaktinformationen Mail	Freitext	E-Mail-Adresse der zuständigen Stelle.	einwohnerdienste@gemeinde.ch
23	W	Kontaktinformationen Telefon	Freitext	Telefonnummer der zuständigen Stelle.	044 000 00 00
24	X	Geografischer Bereich Ort, Kanton oder Land	Freitext	Wo gilt der Service? In der Regel Gemeinde und Kanton.	Musterwil ZH
25	Y	Geografischer Bereich Koordinaten	Freitext	Breiten- und Längengrad, durch Komma getrennt. Sie finden diese z. B. per Rechtsklick in einer Online-Karte.	47.349441, 8.719167

Spalten 26–30 · Karte, Zugang und Status

Amtomat > Massenimport > amtomat-massenimport-spalten-z-ad.png

Nr.	Spalte	Feld	Typ	Was tragen Sie ein?	Beispiel
26	Z	Kartendienst-URL	Freitext	Optional: Link auf eine Karte, z. B. zum Standort des Schalters.	map.geo.admin.ch/…
27	AA	Weitere Kontaktinformationen	Freitext	Zusätzliche Angaben wie Öffnungszeiten oder Schalteradresse.	Mo bis Fr, 8 bis 12 Uhr
28	AB	Beschreibung	Freitext	Kurzer Hinweis zum Zugang auf den Online-Service.	Zum Online-Formular
29	AC	URL	Freitext	Link auf einen bestehenden Online-Service. Bei neuen Amtomat-Formularen leer lassen.	www.gemeinde.ch/online-schalter/…
30	AD	Status	Nicht ausfüllen	Wird von JAXForms gesetzt.	100

Wertelisten: Was bedeuten die Codes?

Jede Auswahlliste hat ein eigenes Blatt in der Datei. Dort sehen Sie, was die Codes bedeuten. Alle Wertelisten-Blätter sind gleich aufgebaut – hier am Beispiel «ServiceType».

Amtomat > Massenimport > amtomat-massenimport-wertelisten.png

Nr.	Spalte	Feld	Was bedeutet das?	Beispiel
1	A	Code	Dieser Wert steht nach der Auswahl in der Zelle. Bei manueller Eingabe tragen Sie genau diesen Wert ein.	`report`
2	B	De	Die deutsche Bedeutung des Codes. Nur zur Information, wird nicht eingetragen.	Meldung

Welches Blatt gehört zu welcher Spalte?

Blatt	Spalte im Blatt «Services»	Typ
Distribution	5 · E · Service Ausführung	Auswahl
Category	10 · J · Kategorie	Kategorie
ConformsTo	12 · L · Nutzungsbedingungen	Code eintragen
Audience	13 · M · Zielgruppe	Mehrfach
LifeEvent	14 · N · Lebenslage	Auswahl
Cost	15 · O · Kosten	Auswahl
PaymentAccepted	16 · P · Zahlungsinformationen	Mehrfach
ServiceType	19 · S · Art der Dienstleistung	Auswahl

Kategorien richtig wählen

Das Blatt «Category» enthält alle Rubriken des Servicekatalogs. Einige Kategorien sind Unterkategorien einer übergeordneten Kategorie – im Ausschnitt zum Beispiel «Meldewesen» unter «Einwohnerdienste».

Amtomat > Massenimport > amtomat-massenimport-kategorien (1).png

Nr.	Spalte	Feld	Was bedeutet das?	Beispiel
1	A	code	Diesen Wert tragen Sie in Spalte J (Nr. 10) ein.	`meldewesen`
2	B	icon	Symbol, das im Portal zur Kategorie angezeigt wird. Nur zur Information.	`fa-briefcase`
3	C	labelDe	So heisst die Kategorie im Portal.	Meldewesen
4	D	parent	Übergeordnete Kategorie, falls es sich um eine Unterkategorie handelt. Leer bei Hauptkategorien.	`einwohnerdienste`
5	E	description	Beschreibung der Kategorie. Hilft Ihnen, die passende Rubrik zu finden.	Hier können Bürger ihren Wohnsitz an-, um- oder abmelden …

Wählen Sie die spezifischste passende Kategorie. Für eine Wohnsitzbestätigung also meldewesen statt einwohnerdienste.

Denken Sie daran ein Service kann nur mit einer Kategorie verknüpft werden, die kein Parent ist.

Tipps für einen guten Servicekatalog

Nicht «Gesuch um Niederlassungsbewilligung», sondern «Wohnsitz anmelden». Und Schlüsselwörter grosszügig wählen: «Sperrmüll», «Grünabfuhr», «Abfallmarke».

Mit Service-Ausführung other findet die Bevölkerung im Portal alle Angebote der Gemeinde an einem Ort.

Prüfen Sie auf der Seite Übersicht aller Services, welche Services es in Amtomat bereits gibt. Dank dem Sharing-Konzept können Sie diese direkt übernehmen.

Sie kennen ihre Dienstleistungen am besten. Eine Person führt am Schluss alles in einer Datei zusammen.

Häufige Fehler

Fehler	So vermeiden Sie ihn
Zeile 1 oder 2 verändert	Diese Zeilen nie bearbeiten, sonst funktioniert der Import nicht.
Deutsche Bezeichnung statt Code eingetippt	In Auswahlfeldern immer aus der Liste wählen, z. B. `free` statt «Kostenfrei».
Mehrfachauswahl ohne Komma	Bei manueller Eingabe Werte mit Komma und Leerzeichen trennen.
Spalten gelöscht oder verschoben	Nicht benötigte Spalten einfach leer lassen.
Datei als .xlsx gespeichert	Immer als .xlsm speichern, sonst geht die Mehrfachauswahl verloren.

Fertig? Dann senden Sie uns die Datei.

Wir prüfen Ihre Angaben, klären offene Fragen mit Ihnen und importieren die Services in Ihren Mandanten. Danach prüfen Sie das Ergebnis in der Testumgebung.

Fragen? amtomat@jaxforms.ch