- Ein Arbeitsablauf (englisch: workflow) ist eine vordefinierte Abfolge von Aktivitäten in einer Organisation. Dieses Workflowsystem ermöglicht die Definition und Durchführung von Arbeitsabläufen, indem es die Workflow-Instanzen nach einem vorgegebenen, im Rechner abgebildeten Schema steuert und dazu benötigte Daten und Applikationen bereitstellt oder abfragt.
- Wird ein Formular geöffnet, so wird eine Datenbankabfrage ausgeführt die alle möglichen Formularaktionen zurückliefert, die bei einem bestimmten Status, Gruppenzugehörigkeit, usw. möglich sind. Die Aufgabe dieses Systems besteht darin, zu koordinieren,
Ein Workflow setzt sich aus drei Komponenten zusammen:
- Den Stati,
- den Status-Übergängen und
- den Benachrichtigungen.
Workflow einem Formular zuweisen
Um einem Formular einen Workflow zuzuweisen, muss man das entsprechende Formular unter Formularverwaltung > Suchen öffnen, und anschliessend auf der ersten Seite im Formular Wizard (1 - Setup) ganz nach unten scrollen.
Der Workflow eines Formulars wird hier angegeben:
Komponenten eines Workflows
Workflow-Status
Der Formularstatus definiert den aktuellen Bearbeitungszustand eines Formulars innerhalb eines Arbeitsablaufs. Jedes Formular kann zu einem Zeitpunkt immer nur einen einzigen Status besitzen und dieser wird durch einen Statusübergang gesetzt.
→ Weitere Informationen: Siehe Status
Workflow-Status-Übergänge
Die Workflow-Übergänge definieren die Weitergabe des Formular-Prozesses von einem Status zu einem anderen. Der eigentliche Arbeitsfluss wird mittels Workflow-Kanten (Transitions) determiniert, in dem man eine Aktion zwischen zwei Status festlegt.
→ Weitere Informationen: Siehe Übergänge
Workflow-Benachrichtigungen
Pro Workflow können beliebige Benachrichtigungen ausgelöst werden. Diese Benachrichtigungen werden als Notifikationsdefinitionen pro Workflowdefintion hinterlegt. Diese Definition bestimmt den Zeitpunkt der Auslösung, den Absender/Empfänger sowie den Nachrichtentext (Subject und Inhalt).
Es gibt vier verschiedene Arten von Benachrichtigungen:
- Emailversand
- Desktopmitteilung
- Öffentliche Nachricht im Loginbildschirm
- Bestätigungsseite beim Einreichen eines Formulars
→ Weitere Informationen: Siehe Benachrichtigungen
Workflow Steuerelemente
| Icon | Beschreibung |
|---|---|
| Erstellen eines neuen Workflows |
| Editieren der Metadaten: ID, Beschreibung |
| Kopiert einen gesamten Workflow inkl. Status, Statusübergänge (Transitions) sowie Benachrichtigungen |
| Zeigt alle definierten Status eines Workflows |
| Zeigt alle definierten Statusübergänge (Transitions) eines Workflows |
| Zeigt alle Workflow-Benachrichtigungen: Bestätigungsseiten, Emailversand, Desktopnachrichten |
| Zeigt alle definierten Statusübergänge als Grafik |
