Pro Workflow können beliebige Benachrichtigungen ausgelöst werden. Diese Benachrichtigungen werden als Notifikationsdefinitionen pro Workflowdefintion hinterlegt. Diese Definition bestimmt den Zeitpunkt der Auslösung, den Absender/Empfänger sowie den Nachrichtentext (Subject und Inhalt).
Es gibt vier verschiedene Arten von Benachrichtigungen:
- Emailversand
- Desktopmitteilung
- Öffentliche Nachricht im Loginbildschirm
- Bestätigungsseite beim Einreichen eines Formulars
Auslöser
Der Auslöser einer Nachricht kann pro Formular/Workflowdefinition und Status definiert werden.
Emailversand
Es kann zu jedem beliebigen Statusübergang eine Email Nachricht verschickt werden. Die Email Nachricht (Titel + Inhalt) kann sprachabhängig entweder als Template oder als Inlinetext hinterlegt werden. Sender/Empfänger werden speziell definiert. Anbei die Übersicht über mögliche Absender/Empfänger einer Emailnachricht:
| Typ | Beschreibung |
|---|---|
| Absender (from) | Wird mit der Benachrichtungsdefinition eine Absender Email gesetzt, so wird diese direkt benutzt. Falls keine Absender Email gesetzt wird, so wird der Absender gemäss folgender Kaskade aufgelöst:
|
| Empfänger (to) | Als Empfänger können einzelne Benutzer oder Gruppen oder Email Adressen direkt definiert werden. Zudem gibt es spezielle vorkonfigurierte Empfängerlisten. |
| Reply-To (replyto) | Die "replyto" Adresse kann optional direkt auf der Benachrichtigungsdefinition gesetzt werden. |
| Kopie (cc) | CC-Email Adressen können Komma separiert direkt auf der Benachrichtigungsdefinition gesetzt werden. |
| Blindkopie (bcc) | BCC-Email Adressen können Komma separiert direkt auf der Benachrichtigungsdefinition gesetzt werden. |
Desktopmitteilung
Mit einer Desktopmitteilung kann ein Benutzer nach erfolgreichem Backend-Login über Ereignisse informiert werden.
Öffentliche Nachricht im Loginbildschirm
Um Benutzer über bevorstehende Ereignisse (Bsp. Wartungsfenster, Unterbruch, Ferien, etc.) zu informieren, können Mitteilungen am Loginbildschirm definiert werden.
Bestätigungsseite beim Einreichen eines Formulars
Soll nach einer erfolgreichen Einreichung eines Formulars eine spezielle Dankes- resp. Bestätigungsseite angezeigt werden, so kann dies über die Option "Bestätigungsseite am Bildschirm" auf der Benachrichtungsdefinition erfolgen.