Neues Formular anlegen

Mit "Neu anlegen" im linken Menu wird ein neues, leeres Formular erstellt.

Schritt für Schritt Anleitung , nur für Kunden mit entsprechenden Rechten ersichtlich

Inhalt

1 - Setup

Grundeinstellungen definieren (Name / Berechtigungsgruppe / Eigenschaften / individuelle Bestätigung, Senden-Buttons oder E-Mail,  etc.)

Tipp: Änderungen in regelmässigen Abständen speichern. Angaben mit * sind zwingend zu erfassen.

ID *

Eindeutige, technische Bezeichnung für das Formular. Darf keine Sonderzeichen enthalten (gemäss Spezifikation NCName der W3C XSD-Spezifikation: https://www.w3.org/TR/xmlschema11-2/#NCName). Hilfreich ist, wenn in einer Organisation eine sinnvolle und gleichbleibende Form dieser Bezeichnung verwendet wird.

Gruppe *

Auswahl aus vorhandenen Gruppen (Berechtigungs- / Empfängergruppen).

Name *

Sprechende Bezeichnung des Formulars, Wird in Benachrichtigungen verwendet. Entsprechend empfiehlt es sich, die Form der Bezeichnung verständlich zu halten. Siehe auch NLS > Titel.

Ist das Formular aktiv?

(Aktiv) = Das Formular kann aufgerufen und verwendet werden.

Version

Auswahl, an welcher Version gearbeitet wird.
Published = Bei der Bearbeitung wird an der publizierten Version gearbeitet und mit dem Speichervorgang wird die Änderung sofort "live" sichtbar.
Draft = Es wird an einer Entwurfs-Version gearbeitet, welche nicht öffentlich ist. Diese Version kann nur über eine spezielle URL aufgerufen werden.
In der Formular-Übersicht zeigen sich, wenn ein Entwurf vorhanden ist, zwei Link-Buttons für die Vorschau.

Wird die Auswahl von Draft zu Published geändert, wird die Entwurfs-Version "publiziert" und die bisherige Published-Version von der Draft-Version überschrieben.

Anzeigetext in Arbeitsoberfläche

Damit kann in der Ansicht «Formulareingang» der entsprechende Reiter individuell beschrieben werden. An Stelle der technischen Formularbezeichnung wird der erfasste Text im Reiter angezeigt. Erfassung als String ‘’Bezeichnung’’ (kann auch als Formel mir weiteren Eigenschaften ergänzt werden).

Ist das ein öffentliches Formular?

Ist diese Option nicht gewählt, kann das Formular nur aus dem JAXForms Backend aufgerufen werden. Diese Möglichkeit kann durchaus Sinn machen bei technischen oder nur intern verwendeten Formularen.

Historie

Betrifft Formulare, welche nicht nur ausgefüllt und versendet werden, sondern in verschiedenen Schritten / zu unterschiedlichen Zeitpunkten (zwischen-)gespeichert werden. Jeder Speichervorgang wird registriert. Optional kann diese Historie auch feldbezogen gemacht werden.

Email-Tickets beim Speichern versenden?

Ist diese Option aktiviert, so wird beim Speichern ein Email an den Gesuchsteller verschickt, indem ein Link auf die gespeicherte Formularinstanz enthalten ist. Mit dem am Bildschirm angezeigten Token sowie dem Link kann erneut auf die Instanz zugegriffen werden.

Authentication

Ist diese Funktion konfiguriert, kann das Formular nur verwendet werden, wenn die definierte Authentifikation (Login) erfolgt ist. Je nach verwendeter Lösung können auch weitere Profilinformationen vom identifizierten Userprofil übernommen und im Formular importiert werden. Diese Funktion muss jedoch im Kundensystem konfiguriert werden (möglicher Zusatzaufwand).

Info Banner anzeigen?

Wenn diese Funktion aktiv ist, wird ein in der Konfiguration / in den Vorlagen (Templates) definierter Bereich unterhalb des Formulars angezeigt.

Pessimistisches Locking?

Kann ein Formular von verschiedenen Benutzenden gleichzeitig zur Bearbeitung geöffnet werden, wird mit dieser Eigenschaft verhindert, dass das Formular von einem weiteren Benutzer geöffnet werden kann. Gegenseitiges Überschreiben wird verhindert. ACHTUNG: Gilt nicht für Bearbeitung des .jfd's sondern nur für die Bearbeitung bereits eingereichter Formulare.

Ablaufdatum

Datum, wie lange das Formular öffentlich / aktiv ist. Wenn der definierte Zeitpunkt erreicht ist, kann das Formular nicht mehr ausgefüllt werden.

Erinnerungsdatum

Datum, an dem erinnert wird, eine Überprüfung durchzuführen. In grösseren Organisationen hilft das dem Service-Verantwortlichen die aktiven Formulare aktuell zu halten. Nicht mehr zu verwendende Formulare könnten so mit gelöscht / deaktiviert werden. Das Erinnerungsdatum ist derzeit eine reine Textinformation mit keiner Funktionalität.

Verantwortliche Person

Interne Information für die Verwaltung / den Admin / den Service-Manager. Kann als Variable auch ausgegeben werden.

Organisationseinheit

Interne Information für die Verwaltung / den Admin / den Service-Manager. Kann als Variable auch ausgegeben werden.

Kategorie

Interne Information für die Verwaltung / den Admin / den Service-Manager. Kann als Variable auch ausgegeben werden.

Eigene Kontrollerklasse (java)

Soll die Schaltflächensteuerung nicht durch den Workflow generiert werden, so kann eine individuelle Schaltersteuerung per Javaklasse implementiert werden. Die Javaklasse muss das Interface "DOMActionController" implementieren.

Eigene Buttonsteuerung

Sollen die vom Workflow generierten Schaltflächen nicht dargestellt und eine eigene Schaltflächen-Implementierung dargestellt werden, so muss diese Option aktiviert sein.

Eigene Buttonsteuerung-Implementierung (Java)

Hier kann eine individuelle Buttonsteuerung-Implementierung per Javaklasse angegeben werden. Die Javaklasse muss das Interface "RepresentationUnit" implementieren.

Zeige Veto beim Verlassen

Werden die Formularinstanzen im JAXForms Backend weiterbearbeitet, so wird bei einer Formularänderung sowie dem Versuch, das Formular zu schliessen, standardmässig ein Vetodialog dargestellt.

Beschreibung

Interne Beschreibung des Formulars. Dient meist der Unterstützung des Admins / Service-Verantwortlichen. Siehe auch NLS > Beschreibung (sprachabhängig, im Formular angezeigt)

Zusätzliche CSS

Hier können Referenzen auf CSS Dateien hinterlegt werden. Die CSS-Dateien müssen unter der folgenden Ressource-ID im jeweiligen Mandant gespeichert sein: resources/MANDANT_NAME/ANY_PATH/my.css (Beispiel: resources/KSSC/TELCOSTAT/telcostat.css).

Automatisches Erstellen und Speichern des PDF, wenn der Benutzer das Formular speichert?

Soll beim Speichern resp. Einreichen des Formulars automatisch ein PDF erzeugt werden, so ist diese Option zu aktivieren.

Hochgeladene Attachments zu PDF hinzufügen?

Mit dieser Option wird dem automatisch erstellten PDF die hochgeladenen Beilagen hinzugefügt.

Anhänge aus Nicht-Formular Quellen zulassen?

Um eine flexiblere Handhabung von Anhängen zu ermöglichen, die nicht direkt über das Formular hochgeladen werden, wurde diese Option eingeführt. Sie erweist sich als besonders nützlich in Szenarien, bei denen Anhänge automatisiert oder durch Systemprozesse hinzugefügt werden, die ausserhalb des üblichen Formular-Upload-Prozesses liegen.

Workflow

Damit das System weiss, was mit den über das Formular erfasste Daten passieren soll, werden Workflow-Definitionen erstellt. Die einfachste Form ist, das diese Daten im System gespeichert werden. Eine typische Form ist: Die Daten speichern, die möglichen Empfänger darüber per E-Mail informieren und dem Anwender des Formulars eine Bestätigung senden. Die Möglichkeiten der Workflow-Definitionen sind nahezu uneingeschränkt und können fast auf jede Änderung (Event) des Formular reagieren. Erweiterte Dokumentation für Administratoren zum Thema Workflow .

NLS

In diesem Bereich können die Eigenschaften Titel, Beschreibung, Bestätigungsseite, Email, Workflow konfiguriert werden.

Titel
Anzeigetitel, wenn die Formular-Bezeichnung nicht ausreicht, respektive wenn diese Eigenschaft sprachabhängig verwendet wird. Abhängig vom verwendeten Formular-Template (System-Konfiguration).

Beschreibung
Anzeigetitel, wenn die Formular-Bezeichnung nicht ausreicht, respektive wenn diese Eigenschaft sprachabhängig verwendet wird. Abhängig vom verwendeten Formular-Template (System-Konfiguration).

Bestätigungsseite
Individueller Text (HTML), welcher angezeigt wird, wenn das Formular erfolgreich abgesendet / gespeichert wurde. Wird dieser Text nicht definiert, wird die Standard-Bestätigung des Systems, oder des verwendeten Workflows gezeigt. Mehr zur Verwendung, sowie Beispiele mit Werten aus dem Formular, ist auf der Seite Individuelle Bestätigungsseite erklärt.

Email
Individuelle E-Mail-Nachricht, welche an die E-Mail-Adresse gesendet wird, welche im Formular erfasst wurde (bestimmtes Feld, definiert im Bereich Ressourcen/Konfigurator. Wird diese E-Mail-Nachricht nicht definiert, wird die Standard-E-Mail-Nachricht des Systems, oder des verwendeten Workflows gezeigt.
> E-Mail-Bestätigung

Workflow
Kann für unterschiedliche Anwendungsfälle verwendet werden. Zum Beispiel kann der Text des «Senden-Button» geändert werden. Also an Stelle von «Senden» könnte «Anmelden, Bestellen, Antrag stellen …etc.» erfasst werden. Eine Workflow-Konfiguration muss sich auf eine Aktion (Action ID), welche im gewählten Workflow vorhanden ist, beziehen.

Eigenschaften

Frei definierbare Eigenschaften, welche im Formular als Wert verwendet wird, eine Funktion steuert, eine Sichtbarkeit beeinflusst, oder Ähnliches. Alle Eigenschaften können mit dem Schlüsselwort "JAX_FORMDEF_PROP_${Wert}" auch in den Vorlagen (Templates) als Platzhalter verwendet werden.

2 - Ressourcen / Konfigurator

Auswahl Konfiguration / Darstellung / Formularelemente

Ressourcen oder Konfigurator

Um den Formwizard zu verwenden, muss Konfigurator ausgewählt sein. Mit der Wahl Resource kann kein WYSIWYG Editor verwendet werden. Die Formulardefinitionen müssen mit XML XUI Editor geschrieben werden.

Bereiche

Für "Wizard"-Formulare werden lediglich die Bereiche "Konfiguration" und "Seitenkonfigurator" benötigt.

Konfiguration

Einstellungen zur Darstellung / zum Verhalten des Formulars, resp. der Elemente

>

Seitenlayout

Die Auswahl der Detail-Funktionen hängt von der Auswahl unter Seitenlayout ab. Bei Formularen mit mehreren Seiten / Schritten, kann das Seitenlayout bestimmt werden. Grundsätzlich müssen diese Darstellungen in der Kundenkonfiguration von JAXForms definiert sein (Look'n'feel / CSS).

Restriktiver Seitenwechsel

Diese Einstellung ist standardmässig aktiv und sorgt dafür, dass die nächste Seite / der nächste Schritt erst angezeigt werden kann, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt / ergänzt sind.

Seitennavigation verbergen

        Ist diese Option aktiviert, so werden die Schaltflächen "weiter" und "zurück" nicht generiert.

Direktes Anspringen einer Seite zulassen?

Standardmässig können die definierten Seiten / Schritte nur "vorwärts" erreicht werden, also aufbauend. Wird diese Option aktiviert, kann frei zwischen den einzelnen Schritten / Seiten gewechselt werden. Achtung, wenn die Einstellung "Restriktiver Seitenwechsel" aktiv ist, müssen die Pflichtfelder korrekt ergänzt sein.

Nur aktuelle Seite beschriften?

Um umfangreichere Prozesse übersichtlicher anzeigen zu können, kann die Einstellung verwendet werden. Nur die aktive Seite / der aktive Schritt wird beschriftet.

Als Prozesskette anzeigen?

• Darstellung Normal;   Schritt 1 > Schritt 2 > Schritt 3 )   
• Darstellung Pils;   ( 1 )  >  ( 2 )  >  ( 3 )   (Kreise)
  

Nur aktiv, wenn "Wizard (Pages)" gewählt.

Beschriftung

Definiert, wo Text / Beschriftung (Label) angezeigt werden soll. Muss im Kunden-Design entsprechend definiert sein. Meist werden die Optionen...

Beschriftung links vom Eingabefeld

Beschriftung oberhalb vom Eingabefeld

...verwendet. Die Darstellung kann jedoch auch durch individuelle Style-Definitionen im Kundenprojekt beeinflusst werden.

Hilfe-Tooltip verwenden

Bestimmt, ob die Hilfetexte via Tooltip (MouseOver) ( i ) dargestellt werden sollen.

Fehlerübersicht anzeigen

TBD

Referenz Element für Email-Tickets

Auswahl des Formularelementes, welches die E-Mail-Adresse enthält, die für E-Mail-Tickets (Bestätigungsmails etc.) verwendet werden soll.

Beschreibung

Hier kann das Formular sowie der Verwendungszweck des Formulars beschrieben werden. Dieser Text dient lediglich als Information und wird nirgends angezeigt oder ausgewertet.

Seitenkonfigurator

Das Erfassen von Seiten (Schritte) / Gruppen und Formularelementen wird in den separaten Bereichen beschrieben.